Những Điều Cần Biết Khi Xây Dựng Quy Định Đồng Phục Công Ty

Quy định đồng phục công ty là một phần không thể thiếu trong công cuộc xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Vậy làm thế nào để thiết lập một bộ quy định về đồng phục mang lại kết quả cao? Hãy cùng khám phá chi tiết các yếu tố quan trọng, cần phải lưu ý khi xây dựng quy định đồng phục công ty ngay trong bài viết sau đây nhé!

Mục đích của việc xây dựng quy định đồng phục công ty

Quy định đồng phục là tập hợp các nguyên tắc và hướng dẫn về trang phục mà nhân viên trong một doanh nghiệp cần phải tuân thủ. Những quy định này không chỉ bao gồm kiểu dáng, màu sắc và chất liệu mà còn liên quan đến cách thức sử dụng, bảo quản và thời gian mặc đồng phục.

Việc xây dựng quy định đồng phục công ty nhằm nhiều mục đích quan trọng. Trước hết, nó giúp tạo dựng và duy trì hình ảnh thương hiệu. Bên cạnh đó, bộ quy định này còn thúc đẩy sự đoàn kết và tinh thần đồng đội trong công ty, khiến mọi người cảm thấy mình là một phần trong tập thể chung. Cuối cùng, các quy tắc này cũng giúp giảm thiểu sự phân biệt và cạnh tranh không cần thiết về trang phục giữa các nhân viên, tạo nên một môi trường làm việc công bằng và hiệu quả.

Tham khảo ngay: 1000+ mẫu đồng phục công ty đẹp nhất hiện nay

Người phụ trách việc lên quy định đồng phục công ty là ai ?

Việc xây dựng quy định đồng phục công ty là một công việc quan trọng, đòi hỏi sự hợp tác của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, hai bộ phận thường đóng vai trò chủ chốt trong quá trình lên quy định này là phòng Nhân sự và phòng Hành chính.

Phòng Nhân sự là bộ phận chịu trách nhiệm chính về việc xây dựng quy định đồng phục công ty. Họ nghiên cứu, phân tích nhu cầu và đặc điểm của doanh nghiệp, đồng thời tham khảo ý kiến của các bộ phận khác trong công ty như phòng Ban lãnh đạo, phòng Marketing,… Từ những thông tin thu thập được, họ sẽ đề xuất các mẫu mã, kiểu dáng, màu sắc và chất liệu đồng phục phù hợp, đồng thời soạn thảo quy định chi tiết về trang phục, phụ kiện, cách thức sử dụng và bảo quản. Song song với đó, phòng Nhân sự cũng sẽ phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác để thực hiện quy định một cách hiệu quả nhất.

Phòng hành chính sẽ hỗ trợ phòng nhân sự trong việc triển khai quy định đồng phục công ty. Chức năng của họ bao gồm lựa chọn nhà cung cấp uy tín để may đồng phục theo yêu cầu, quản lý việc cấp phát đồng phục cho nhân viên và giải quyết các vấn đề liên quan như đổi size, sửa chữa và bảo hành đồng phục,…

Đối tượng cần thực hiện quy định đồng phục công ty?

Quy định đồng phục công ty là bộ quy tắc áp dụng chung cho tất cả các thành viên, nhằm tạo sự đồng bộ và thể hiện được văn hóa doanh nghiệp. Tuy nhiên, tùy vào chức vụ và vai trò của nhân viên trong công ty mà đồng phục của họ cũng sẽ có những nguyên tắc và yêu cầu khác nhau:

Ban lãnh đạo và cấp quản lý

Đồng phục của ban lãnh đạo và cấp quản lý được thiết kế nhằm thể hiện vị trí và vai trò quan trọng của họ trong tổ chức. Với mục đính làm nổi bật sự uy tín và chuyên nghiệp, đồng phục được chọn lựa sẽ phải có thiết kế sang trọng, lịch sự và thể hiện được phong cách của doanh nghiệp. 

Thông thường, nam giới sẽ chọn vest kết hợp với sơ mi và cà vạt, còn nữ giới thì có thể lựa chọn vest, sơ mi kết hợp với chân váy hay áo dài. Những trang phục này sẽ được thiết kế sao cho phản ánh được chức vụ trong công ty mà vẫn duy trì sự thống nhất với các nhân viên khác.

Nhân viên trong công ty

Đồng phục công sở cần có thiết kế lịch sự, trang nhã và phù hợp với môi trường làm việc trong văn phòng. Ngoài ra, chất liệu của đồng phục cũng cần được tham khảo kỹ lưỡng để đảm bảo sự thoải mái và dễ dàng vận động cho nhân viên. 

Các nhóm đặc thù trong công ty

Các nhóm đặc thù trong công ty như nhân viên đang mang thai, thực tập sinh hay các khối kỹ thuật, sản xuất,… đều có yêu cầu riêng biệt về đồng phục. Cụ thể:

• Nhân viên mang thai: Cần những thiết kế rộng rãi, chất vải thoáng mát bảo đảm sự thoải mái để phù hợp với sự thay đổi của cơ thể.
• Thực tập sinh: Thường có thiết kế đơn giản, giúp dễ phân biệt với nhân viên chính thức.
• Các đơn vị kỹ thuật, sản xuất: Cần đảm bảo đồng phục thiết kế đầy đủ tính năng an toàn lao động và phù hợp môi trường làm việc đặc thù của họ.

Các loại trang phục sử dụng cho đồng phục công ty phổ biến

Đồng phục cho công ty nói chung hay cho công sở nói riêng đều sẽ bao gồm trang phục kết hợp với các phụ kiện, mỗi loại đều cần có những quy định riêng:

Loại trang phục:

• Công sở: Áo sơ mi, quần tây/chân váy, vest (cho nam) hoặc áo dài (cho nữ). Màu sắc, kiểu dáng, chất liệu theo đúng quy định chung của doanh nghiệp.
• Nhà máy: Áo thun, áo polo, quần jean/quần kaki, áo khoác đồng phục. Có thể thêm trang phục bảo hộ tùy theo vị trí công việc.
• Gặp khách hàng: Áo vest, áo sơ mi, quần tây (cho nam) hoặc chân váy, áo dài (cho nữ). Màu sắc, kiểu dáng, chất liệu tuân thủ theo các quy chuẩn của công ty.

Lưu ý: Nhân viên phải tuân theo các quy định nghiêm ngặt về kiểu dáng, chất liệu và màu sắc, không được cách điệu hay sửa đổi mẫu mã đồng phục. Trang phục luôn phải được giữ sạch sẽ, phẳng phiu và gọn gàng. 

Phụ kiện đi kèm: Các phụ kiện đi kèm như nơ, khăn, cài áo, thắt lưng, giày, caravat, thẻ tên, huy hiệu… đều phải theo tiêu chuẩn chung do công ty đặt ra. Ví dụ như:

• Nơ, khăn, cài áo: Màu sắc, kiểu dáng đơn giản, trang nhã, phù hợp với đồng phục.
• Thắt lưng: Màu đen hoặc nâu, bản rộng vừa phải, không quá lòe loẹt.
• Giày: Nam phải đi giày tây màu đen hoặc nâu, không cách điệu. Nữ cần đi giày cao gót, bít mũi, kín gót, cao 2 – 7cm, dùng màu đen hoặc nâu.
• Tất/vớ: Nam phải đi tất/vớ dài qua mắt cá chân, màu đen, nâu đen, xanh đen hoặc xám. Nữ phải đi tất/vớ da qua mép váy, trơn, màu da.
• Thẻ tên: Được doanh nghiệp cấp phát, dùng vỏ thẻ theo quy định và phải đeo trong giờ làm việc, đúng tên của mình. Thẻ được đeo trước ngực một cách ngay ngắn, cần quay mặt ra ngoài, không bị bất cứ vật gì trên trang phục che khuất.
• Huy hiệu: Chứa logo của doanh nghiệp trong từng thời kỳ và phải được đeo bên ngực trái, tuân theo quy định về kiểu dáng và chất liệu.

Quy định về chất lượng đồng phục công ty

Chất lượng của đồng phục công ty đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên hoạt động và di chuyển suốt cả ngày làm việc. Vì vậy, việc thiết lập các quy định về chất lượng đồng phục là hết sức cần thiết.

Chất liệu vải, độ bền, tính thoải mái

Chất liệu vải là yếu tố quan trọng trong quy định đồng phục công ty. Vải cần có độ bền cao, dễ bảo quản và thoải mái khi mặc. Các loại vải thường được doanh nghiệp sử dụng gồm cotton, polyester và các sự kết hợp của chúng. Ngoài ra, doanh nghiệp cần dựa trên yếu tố độ bền để đặt ra các quy định cấp phát đồng phục hợp lý, chẳng hạn như mỗi năm nhân viên được cấp phát một bộ đồng phục mới để đảm bảo trang phục luôn mới mẻ và chuyên nghiệp.

>>> Xem thêm: 9 lợi ích của việc mặc đồng phục công ty không phải ai cũng biết.

Yêu cầu về may đo và kích cỡ

May đo và kích cỡ của đồng phục cũng cần được quy định chi tiết để đảm bảo rằng mỗi bộ đồng phục đều phù hợp với từng cá nhân. Doanh nghiệp nên có quy trình đo đạc kỹ lưỡng, lưu trữ thông tin kích cỡ của nhân viên, đặt hàng chính xác và kiểm tra khi nhận đồng phục. Bên cạnh đó, quy định về may đo và kích cỡ cũng nên bao gồm các hướng dẫn cụ thể về việc điều chỉnh và sửa chữa đồng phục khi cần thiết. 

Quy định thời gian thực hiện đồng phục

Dưới đây là một số quy định cần được nêu rõ để nhân viên trong công ty có thể thực hiện đúng:

• Thời gian bắt đầu thực hiện: Cần nêu rõ quy định về thời gian bắt đầu thực hiện quy định mặc đồng phục để nhân viên có thể năm rõ và triển khai đồng bộ. 
• Thời gian thực hiện trong tuần: Nêu rõ yêu cầu nhân viên cần mặc đồng phục công ty vào ngày nào trong tuần, chẳng hạn như: Từ thứ 2 – thứ 6; các ngày chẵn, lẻ; hoặc chỉ vào những ngày nhất định.
• Các khoảng thời gian đặc biệt: Trong các sự kiện được xem là đặc biệt của công ty,  cần đề ra những quy định chi tiết về việc trang phục chẳng hạn như đồng phục lễ phục hay trang phục truyền thống của tổ chức. Cần đề ra những quy định chi tiết về đồng phục nhân viên trong các dịp lễ tết, hoặc sự kiện đặc biệt của công ty.

Quy định về cấp phát đồng phục công ty

Việc quy định rõ ràng cách thức cấp phát sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả việc sử dụng đồng phục. Những quy định này cần được thực hiện một cách hợp lý dựa trên các yếu tố sau:

• Đối tượng cấp phát: Cần ghi cụ thể đối tượng nào của công ty sẽ được cấp phát đồng phục như quản lý, nhân viên văn phòng, thực tập sinh, bảo vệ,…
• Các quy chuẩn cấp phát: Bao gồm các nội dung như thời gian, địa điểm, thủ tục cấp phát, số lượng cùng loại đồng phục sẽ được cấp phát đến từng đối tượng.

Để việc cấp phát diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp nên có bảng thống kê cấp phát đồng phục cho nhân viên. Tham khảo bảng quy định cấp phát dưới đây: 

Mức kỷ luật khi vi phạm quy định đồng phục công ty

Việc xây dựng mức kỷ luật cụ thể là cần thiết để đảm bảo sự công bằng, thống nhất và hiệu quả trong việc thực thi quy định. Dưới đây sẽ là một số mức kỷ luật phổ biến khi vi phạm quy định đồng phục công ty:

• Nhắc nhở: đây là mức kỷ luật nhẹ nhất, thường được áp dụng cho những vi phạm lần đầu hoặc vi phạm nhẹ.
• Cảnh cáo: Hình thức này sẽ tiến hành bằng văn bản và ghi vào hồ sơ nhân sự, thường được áp dụng cho những vi phạm trung bình tới nghiêm trọng hoặc đã vi phạm nhiều lần. 
• Phạt tiền: Mức phạt sẽ được áp dụng cho những vi phạm đặc biệt nghiêm trọng hoặc tái vi phạm sau khi đã bị cảnh báo. Số tiền phạt sẽ được ghi rõ ràng trong quy định đồng phục của doanh nghiệp.

Ngoài ra còn có những biện pháp kỷ luật khác như yêu cầu nhân viên viết bản tường trình hay tham gia khóa học về văn hóa doanh nghiệp,….. Lưu ý cần công khai quy định kỷ luật cho tất cả nhân viên và quy trình xử lý vi phạm rõ ràng, minh bạch.

Quy định về vệ sinh và bảo quản đồng phục

Đồng phục công ty cần đảm bảo sự sạch sẽ để duy trì hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác. Vì thế cần xây dựng quy định về việc vệ sinh và bảo quản đồng phục, bao gồm những hướng dẫn sau:

Hướng dẫn vệ sinh hàng ngày:

• Đảm bảo đồng phục luôn sạch sẽ và thơm tho bằng cách giặt định kỳ.
• Sử dụng sản phẩm giặt phù hợp để bảo vệ chất liệu và màu sắc của đồng phục.
• Kiểm tra, làm sạch và xử lý kịp thời các vết bẩn lớn hoặc dầu mỡ trước khi giặt để đảm bảo hiệu quả.

Hướng dẫn bảo quản lâu dài:

• Treo đồng phục trên móc khi không sử dụng để giữ cho chúng không bị nhàu nát hoặc nhăn nheo.
• Kiểm tra các chi tiết nhỏ như cúc áo, khuy áo để đảm bảo chúng không bị mất hoặc hỏng hóc.
• Bảo quản đồng phục trong môi trường khô ráo và thoáng mát để ngăn ngừa sự phát triển của nấm mốc và mùi hôi.

Phản hồi và đánh giá từ phía nhân viên 

Quy trình thu thập phản hồi ý kiến của nhân viên và điều chỉnh quy định đồng phục công ty giúp bảo đảm rằng các quy định luôn phù hợp và được thực hiện hiệu quả. Dưới đây sẽ là quy trình gồm 6 bước cụ thể:

• Bước 1: Thu thập phản hồi định kỳ: Có thể thông qua các buổi họp mặt, các bảng khảo sát hoặc sử dụng hòm thư góp ý để nắm bắt được vấn đề mà nhân viên gặp phải cũng như nhận những ý kiến đóng góp từ họ.
• Bước 2: Phân tích phản hồi: Bao gồm việc phân loại các vấn đề theo mức độ nghiêm trọng và tần suất gặp phải để xác định được những vấn đề  cần điều chỉnh.
• Bước 3: Thảo luận và đề xuất: Đưa các vấn đề đã được xác định vào các buổi họp bộ phậnđể thảo luận chi tiết và đề xuất những điều chỉnh cần thiết. 
• Bước 4: Điều chỉnh quy định: Dựa trên các đề xuất, công ty sẽ tiến hành điều chỉnh quy định đồng phục sao cho phù hợp. 
• Bước 5: Thông báo thay đổi: Sau khi điều chỉnh quy định xong, công ty cần thông báo rộng rãi về các thay đổi cho toàn bộ nhân viên, có thể thông qua email, bảng tin nội bộ hoặc buổi họp nhân viên để đảm bảo mọi người đều hiểu và tuân thủ.
• Bước 6: Đánh giá hiệu quả: công ty cần theo dõi và đánh giá hiệu quả của các thay đổi đã thực hiện. Việc này có thể thực hiện qua các đợt khảo sát tiếp theo hoặc theo dõi tình hình triển khai đồng phục.

Mẫu quy định đồng phục công ty

CÔNG TY TNHH [Tên Công Ty]

Số: [Số Quyết Định]

Thông báo về Quy định đồng phục công ty

Thực hiện quyết định của Ban Giám đốc Công ty, xin thông báo về việc áp dụng quy định đồng phục của công ty như sau:

Điều 1: Phạm vi áp dụng

Điều 2: Loại trang phục

Điều 3: Phụ kiện

Điều 4: Quy định về việc sử dụng trang phục

Điều 5: Quy định về vi phạm

Điều 6: Điều khoản thi hành

Quy định này có hiệu lực thi hành từ ngày [Ngày Tháng Năm].

BAN GIÁM ĐỐC

[Chức Danh]

[Họ Và Tên]

Trên đây sẽ là sườn mẫu quy định đồng phục công ty do Thời Trang Hải Anh tổng hợp mà các bạn HR có thể tham khảo.

Lời kết

Quy định đồng phục công ty là một phần quan trọng trong việc duy trì hình ảnh chuyên nghiệp của thương hiệu. Thoitranghaianh.com hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong việc thiết lập một quy định thực hiện đồng phục chi tiết trong doanh nghiệp của mình.